1. Generalidades e Identificación del Responsable del tratamiento de los datos personales.

A lo largo de nuestra presencia en el país, como SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL con NIT 900537723-7 de acuerdo al reglamento interno suscrito con la FUNDACIÓN SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, y ahora como FUNDACIÓN SAVE THE CHILDREN COLOMBIA con NIT 900711100-4, en adelante SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, ha recolectado y conservado algunos de los datos personales y financieros de nuestros donantes, colaboradores, aliados estratégicos, beneficiarios de proyectos, y terceros, dentro de los cuales se encuentran los contratistas proveedores y trabajadores, entre otros, en nuestras bases de datos. Con ocasión a la legislación vigente sobre la protección de datos personales y, con el fin de prestar una mejor atención a nuestros donantes, aliados y terceros, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA informa a continuación los términos y condiciones de tratamiento y administración de los datos personales, su política de privacidad, así como los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.

La presente Política de Privacidad, en adelante “Política” o “Política de Privacidad”, establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, empresas vinculadas y aliadas, realizan la recolección, almacenamiento, uso, supresión y tratamiento a los datos de los proveedores, donantes, usuarios de los portales Web, colaboradores, y demás personas con las que SAVE THE CHILDREN COLOMBIA sostiene o ha sostenido alguna clase de relación (en adelante “titular del dato”). El “titular del dato” al aceptar los Términos y Condiciones de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA está aceptando expresamente la siguiente Política de Privacidad y genera una autorización expresa para la utilización de sus datos conforme a lo aquí expuesto.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

En este sentido, se informa que el responsable del tratamiento de sus datos personales será SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, identificado con NIT: 900711100-4, con sede principal en la Carrera 18 N° 84 – 52 barrio Antiguo Country en la ciudad de Bogotá, Página Web www.savethechildren.org.co. Teléfono +57 (1) 7444867 y correo electrónico proteccion.datos@savethechildren.org.co

Generalmente, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. De ser así, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

Cuando el presente documento haga mención de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, se entenderán incluidas las sociedades vinculadas y aquellas con las que se suscriben alianzas comerciales.

Actualmente los datos personales captados se almacenan en las respectivas bases de datos cuya seguridad y políticas de acceso se encuentran exclusivamente a disposición del personal autorizado. Además, se cuenta con procedimientos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos para evitar vulneración de la información depositada. No obstante, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA se exonera de manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su ámbito de protección.

El alcance de la presente Política se extiende a los diferentes actores que componen las campañas de recaudación de fondos de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA las cuales, se encuentran dirigidas a personas mayores de edad o personas jurídicas por lo tanto, la presente política e información será para el conocimiento y utilización de éstos, así como para toda persona natural o jurídica que suministre sus datos en virtud del desarrollo de las actividades complementarias y afines con la actividad principal de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA y genera un carácter vinculante sobre todas y todos los funcionarios de la misma, así como sobre las organizaciones nacionales e internacionales con que SAVE THE CHILDREN COLOMBIA tenga relación..

Al final del presente documento, se encuentra el Manual de Tratamiento y Protección de Datos Personales de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA para su consulta.

1. Seguridad de la información.

SAVE THE CHILDREN COLOMBIA está comprometida por suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus donantes y usuarios de los portales Web, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos.

Por tal motivo, contamos con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

Además, tenemos hemos implementado un sistema de seguridad con certificado SSL Secure Sockets Layer “capa de conexión segura” para mantener salvaguardada la información de nuestros donantes. Permanentemente nos encontramos monitoreando el sistema desde nuestra sede principal en Londres.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros colaboradores. Hemos diseñado un manual interno de políticas y administración de bases de datos en el que se instituyen los responsables de la administración y custodia de cada una de ellas. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

1. Almacenamiento de sus datos personales.

SAVE THE CHILDREN COLOMBIA solicitará los datos necesarios para la realización de las donaciones autorizadas por los donantes y aquella requerida para el proceso de facturación y pago a terceros o registro de información acerca del impacto de los programas y proyectos ejecutados en el marco del objeto social de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte de los titulares de la información.

Se ha informado a nuestros donantes, usuarios y titulares que una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través de la suscripción de formularios físicos, vía telefónica y/o registro en nuestros portales Web, entre otros, los mismos serán almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido. Las bases de datos se encuentran detrás de un firewall para mayor seguridad y, los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros donantes y/o usuarios.

Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el Usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros portales.

SAVE THE CHILDREN COLOMBIA podrá utilizar cookies para identificar la navegación del usuario por los portales. Estas cookies no proporcionan ni permiten identificar los datos personales de cada usuario. Los usuarios podrán configurar su navegador para la notificación y rechazo de las mismas sin que esto interfiera en el acceso del usuario a nuestros portales.

SAVE THE CHILDREN COLOMBIA ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con su actividad. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

Las presentes políticas son aplicables de cumplimento obligatorio para TODAS las herramientas web o físicas de propiedad de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.

1. Actividades y Finalidad del Tratamiento de Datos

La Información proporcionada por el titular del dato a SAVE THE CHILDREN COLOMBIA será tratada siguiendo lo establecido en la presente política y dependiendo de la base de datos en la cual sea registrada de la manera que a continuación se relaciona; para estos efectos se tendrán las siguientes: a) donantes, b) proyectos y c) terceros;

1. a) donantes: la información se requiere para ser recolectada, almacenada, usada, procesada y/o se le de tratamiento para:

• Realización de débitos automáticos correspondientes a las donaciones por medio de las entidades bancarias con las cuales SAVE THE CHILDREN COLOMBIA tiene acuerdos para estas acciones y de la plataforma de cobranza de un proveedor nacional.
• Ser contactado para renovaciones, ofrecimiento de productos y servicios, ser informado e invitado a participar en diferentes concursos, promociones y beneficios,
• Enviarle información editorial, comercial, promocional, invitaciones o atenciones de la compañía o de terceros aliados.
• Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos,
• Realizar segmentación de mercado, análisis de consumo y preferencias,
• Evaluar la calidad de nuestra labor.

1. b) Proyectos: la información se requiere para ser recolectada, almacenada, usada, procesada y/o se le de tratamiento para:

• Llevar registro de las acciones implementadas por SAVE THE CHILDREN COLOMBIA.

• Sacar estadísticas de intervención en las zonas de ejecución y reporte de información de beneficiarios a Donantes y socios
• Rendición de cuentas a entes de control y supervisión a nivel interno y externo del orden nacional e internacional
• Evaluar la calidad de nuestra labor

1. c) Terceros (proveedores, contratistas y trabajadores): la información se requiere para ser recolectada, almacenada, usada, procesada y/o se le de tratamiento para:

• Confirmar la veracidad de la información en bases de datos públicas y gubernamentales.
• Consultar los datos en las bases y listas de información nacional y extranjera sobre lavado de activos, financiación del terrorismo y vínculos delictivos, sin que esto implique reporte alguno en centrales de información o alteración de la imagen personal o corporativa
• Compartirla para fines de recaudo y realización de campañas de mercadeo e incidencia de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA.
• Transferencia de los datos personales de trabajadores, voluntarios y pasantes para efectos de pagos de nómina de conformidad al acuerdo vigente con la empresa de servicios temporales y outsourcing de nómina. Previa verificación de cumplimiento de la legislación relacionada a la política de protección de datos.
• Realización de pagos y trasferencias en virtud del vínculo contractual especifico que exista.
• Transferencia de información personal de trabajadores y contratistas a las entidades que correspondan en lo concerniente al cumplimiento del sistema de seguridad social.
• Efectos legales y tributarios de almacenamiento y reporte de información por el término contractual, a entes de control internos y externos, de acuerdo a los reglamentos de carácter nacional respecto de conservación de la información
• Envío de información editorial, comercial, promocional, invitaciones o atenciones de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA o de terceros aliados
• Ser contactado para efectos de contratación de servicios y/o productos.
• Ser contactado para revisión de información por entes de control internos y externos
• Expedición de la certificación laboral o contractual que evidencie el vínculo legal.
• Evaluar la calidad de nuestra labor

Lo anterior podrá hacerse por cualquiera de los medios de contacto informados por usted en el proceso de vinculación a nuestra organización bien sea en calidad de donante natural, donante jurídico, beneficiario de programas o proyectos, comprador o vendedor de productos, contratista o proveedor.

De igual forma, el titular del dato acepta su participación en los diferentes espacios de interacción que propicie SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, sea a través de su página Web o vía correo electrónico, tales como: Recibo de noticias, convocatorias de procesos de selección, campañas de recaudación de fondos y/o contenidos en general.

Aunado a lo anterior, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA podrá captar información adicional como hábitos de navegación como, el navegador o plataforma móvil que utiliza, la publicidad a la que accede o consulta, la dirección IP del dispositivo que utilice, su ubicación geográfica, información de cookies, entre otros.

A su vez, el titular del dato conoce y acepta que sus datos podrán ser utilizados para promover, enviar, elaborar y de manera general, llevar a cabo campañas, de recaudación de fondos de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, sus empresas vinculadas y aliadas, mediante el envío de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse.

SAVE THE CHILDREN COLOMBIA y sus empresas vinculadas y aliadas podrán, de manera total o parcial, captar, almacenar, tratar, recolectar, reproducir, traducir, adaptar, extraer, compendiar, con o sin ayuda de la informática, los datos almacenados en sus bases de datos digitales o físicas (manuales), sean que se hospeden en servidores ubicados dentro o fuera del País (Colombia), manipulados, administrados, usados y divulgados por cualquiera de estas empresas y aquellas que se determinen como responsables del tratamiento.

1. Derechos del titular de los datos personales.

Se le informa al titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen y que a continuación se enlistan:

–      Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

–      Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

–      Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

–      Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

–      Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

–      Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

1. Modificaciones a la política de Privacidad

SAVE THE CHILDREN COLOMBIA se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su política de privacidad y de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.

La no solicitud de desvinculación de nuestras bases de datos por parte del titular del dato constituye la aceptación de la misma.

1. Revelación de la información.

El titular del dato, con la aceptación de esta Política de Privacidad, declara conocer que SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, puede suministrar esta información a las empresas vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente acepta que podrán ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

1. Vigencia de la Autorización de tratamiento de datos personales.

El titular del dato acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que SAVE THE CHILDREN COLOMBIA ejerza las actividades propias de su objeto social o hasta que el titular del dato así lo decida e informe con un tiempo no inferior a 20 días hábiles.

1. Atención de consultas y reclamos.

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como titular de la información, podrá comunicarse con SAVE THE CHILDREN COLOMBIA al correo electrónico proteccion.datos@savethechildren.org.co, o al número telefónico + 57 (1) 7444867 en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5 p.m. o radicar su consulta o reclamo en la oficina de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA ubicada en la transversal 17 No. 45D-31, dirigida al área de Servicio al Donante.

SAVE THE CHILDREN COLOMBIA dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para el efecto, la solicitud debe contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para garantizar la oportuna y efectiva respuesta. Además, deberá contener la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

Toda solicitud, para ser tramitada, debe presentarse por el titular de los datos o por su representante legal; por lo tanto, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario mediante cualquier medio.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

MANUAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE SAVE THE CHILDREN COLOMBIA

 

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus decretos reglamentarios.

ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje SAVE THE CHILDREN COLOMBIA

Cuando el presente documento haga mención de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, se entenderán incluidas las asociaciones y sociedades vinculadas y aquellas con las que suscribe o celebra alianzas comerciales y estratégicas.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de donantes, usuarios registrados en los portales Web, beneficiarios de proyectos, y terceros, dentro de los cuales se encuentran los contratistas, proveedores y trabajadores cuyo período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en el que SAVE THE CHILDREN COLOMBIA desarrolle su objeto social.

1. a) Donantes: los titulares son personas naturales o jurídicas que autorizan realizar una donación a SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, y se almacena información personal que se refiere a datos como: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, correo electrónico, ciudad y país de residencia, e información financiera se refiere a datos como: tipo de documento, número de documento, número de cuenta de ahorros o corriente, número de tarjeta de crédito, fecha de vencimiento de la tarjeta de crédito y monto y frecuencia de la donación

1. b) Proyectos: los titulares son los beneficiarios de los proyectos y/o sus representantes o aliados para la ejecución de los mismos, y se almacenan Datos personales y/o sensibles transmitidos para la implementación de proyectos en virtud de alianzas estratégicas, o la recopilación de datos personales y/o sensibles de forma directa con la comunidad para el tratamiento de acuerdo a la presente política.

1. c) Terceros: se encuentran como titulares, os contratistas, proveedores y trabajadores, y se almacena información personal que se refiere a datos como: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, correo electrónico, ciudad y país de residencia, e información financiera que se refiere a datos como: tipo de documento, número de documento, número de cuenta de ahorros o corriente, en virtud del vínculo contractual.

ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2. b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. c)Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
5. e)Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
6. f)Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
7. g)Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8. h)Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
9. i)Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
10. j)Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
11. k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por SAVE THE CHILDREN COLOMBIA en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.

1. a)Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por SAVE THE CHILDREN COLOMBIA debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
2. b)Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
3. c)Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
4. d)Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
5. e)Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
6. f)Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
7. g)Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
8. h) Interés superior de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes: en concordancia con el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 y la misión y visión de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, se busca la prevalencia en la garantía y respeto de los derechos que les asisten a los niños, niñas y adolescentes, en materia de protección de sus datos personales, salvo los que detenten naturaleza pública, de tal forma que garanticen y ejerzan de manera plena sus derechos fundamentales y prevalezca la valoración e inclusión de los niños niñas y adolescentes en la aplicación de las Políticas que adopte SAVE THE CHILDREN, en el marco de su compromiso con la niñez, su misión y visión.

CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. SAVE THE CHILDREN COLOMBIA en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por SAVE THE CHILDREN COLOMBIA y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

1. a)Quién recopila (responsable o encargado)
2. b)Qué recopila (datos que se recaban)
3. c)Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
4. d)Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados
5. e)Si se recopilan datos sensibles

ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. SAVE THE CHILDREN COLOMBIA Adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvieron autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

ARTÍCULO 11. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

A.La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;

B.El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, y

C.Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

ARTÍCULO 12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. SAVE THE CHILDREN COLOMBIA conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a acabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo SAVE THE CHILDREN COLOMBIA podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, en su condición de responsable del tratamiento.
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, en su condición de Responsable del Tratamiento
3. c) Ser informado por SAVE THE CHILDREN COLOMBIA previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 14. DEBERES DE SAVE THE CHILDREN COLOMBIA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. SAVE THE CHILDREN COLOMBIA tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 SAVE THE CHILDREN COLOMBIA se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

1. a)Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

1. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
2. c)Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
3. d)Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
4. e)Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
5. f)Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
6. g)Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
7. h)Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
8. i)Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

NOTA: La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable de los datos, los cuales, tanto le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de la misma. En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos. Así, la Ley reconoce y desarrolla los siguientes derechos:

ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:

1. La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
2. La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
3. La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de SAVE THE CHILDREN COLOMBIA de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

PARAGRAFO: SAVE THE CHILDREN COLOMBIA garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios acordados que permitan el acceso del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

ARTÍCULO 16 CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos, (titulares), toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales SAVE THE CHILDREN COLOMBIA garantiza:

1. a)Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
2. b)Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
3. c)Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO 17. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia SAVE THE CHILDREN COLOMBIA recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene SAVE THE CHILDREN COLOMBIA una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al SAVE THE CHILDREN COLOMBIA la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

• Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por SAVE THE CHILDREN COLOMBIA señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta

1. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

1. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

1. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Parágrafo 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. SAVE THE CHILDREN COLOMBIA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

• SAVE THE CHILDREN COLOMBIA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
• SAVE THE CHILDREN COLOMBIA podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
• SAVE THE CHILDREN COLOMBIA utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Cada vez que SAVE THE CHILDREN COLOMBIA ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

Parágrafo 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a SAVE THE CHILDREN COLOMBIA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1. a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

1. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

1. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SAVE THE CHILDREN COLOMBIA Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ARTÍCULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que SAVE THE CHILDREN COLOMBIA deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a SAVE THE CHILDREN COLOMBIA, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos que SAVE THE CHILDREN COLOMBIA establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

CAPITULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SAVE THE CHILDREN COLOMBIA adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. SAVE THE CHILDREN COLOMBIA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 22. SAVE THE CHILDREN COLOMBIA designa al COORDINADOR DE SERVICIO AL DONANTE para recibir las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos teniendo en cuenta los responsables de las diferentes bases de datos y nuestra estructura administrativa interna.

ARTÍCULO 23. VIGENCIA. El presente manual rige a partir del 20 de noviembre de 2014.